Elektronische Ersatzbescheinigung - Einbox-Konnektoren - ePA Befüllung

Elektronische Ersatzbescheinigung: Abruf durch Praxen wieder möglich

Der Abruf der elektronischen Ersatzbescheinigung durch die Arztpraxen ist inzwischen wieder bei allen Krankenkassen möglich. Ärzte und Psychotherapeuten können somit für ihre Patienten einen Versicherungsnachweis per KIM anfordern, wenn die elektronische Gesundheitskarte nicht vorgelegt oder eingelesen werden kann. Wegen einer Sicherheitslücke der elektronischen Patientenakte war der Abruf der elektronischen Ersatzbescheinigung vorübergehend deaktiviert worden. Mit der Reaktivierung des Abrufverfahrens durch die Praxen können Praxen ab sofort auf freiwilliger Basis wieder die elektronische Ersatzbescheinigung im Auftrag des Patienten bei den Krankenkassen abrufen. Wir empfehlen in diesen Fällen, die Einwilligung des Versicherten zum Einholen der elektronischen Ersatzbescheinigung im PVS zu dokumentieren, um sie auf Nachfrage vorlegen zu können.

Anforderung durch den Versicherten

Nicht betroffen hiervon war der Abruf der Daten durch die Patienten. Diese können über die App ihrer Krankenkasse die elektronische Ersatzbescheinigung selbst anfordern. Die Krankenkasse schickt in diesem Fall den Versicherungsnachweis per KIM an die Arztpraxis. Dieses Verfahren ist seit dem 1. Juli für Krankenkassen und Vertragsarztpraxen verpflichtend. Das bedeutet, wenn Patienten die elektronische Ersatzbescheinigung anfordern, muss die Krankenkasse diese versenden und die Praxis muss diese empfangen können.

Einordnung im Kontext des Versichertenstammdatenmanagements 

Die neuen Verfahren stellen eine Alternative zu der aktuell regelhaft papiergebunden Ersatzbescheinigung der Krankenkasse dar. Es erfüllt jedoch nicht die Anforderungen an das Versichertenstammdaten-management (VSDM) in der Telematikinfrastruktur. Unter anderem wird kein Prüfnachweis übermittelt. Die elektronische Ersatzbescheinigung ersetzt somit nicht die VSDM-Pflicht und berechtigt Praxen überdies auch nicht zum Zugriff auf die elektronische Patientenakte (ePA). Auch hierfür bedarf es des regulären VSDM.

Einbox-Konnektoren nur noch bis Ende 2030 gültig

Die Gesellschafter der gematik haben am 26. Juni 2025 beschlossen, dass die Nutzung von Einbox-Konnektoren bis maximal Ende 2030 möglich ist. Hintergrund ist die Weiterentwicklung der Verschlüsselungstechnik für Gesundheitsdaten und eine entsprechende Begrenzung der aktuell verwendeten Zertifikate. Die Laufzeit der Konnektoren, die heute neu eingesetzt werden, enden demnach ohnehin spätestens 2030. Einrichtungen können die Konnektoren noch bis zu deren Laufzeitende nutzen. Danach stehen ihnen andere Möglichkeiten zur Anbindung an die Telematikinfrastruktur (TI) zur Verfügung.

Umstieg auf TI-Gateway prüfen

Steht in Einrichtungen ein Konnektorwechsel an, ist es empfehlenswert, gemeinsam mit dem IT-Dienstleister zu prüfen, ob bereits jetzt ein Wechsel zum TI-Gateway zur Anbindung an die TI sinnvoll ist. Mehr als 50 Anbieter ermöglichen dies bereits. Das TI-Gateway ist eine leistungsstarke Alternative zur Anbindung an die TI ohne den Einsatz von Konnektoren in der eigenen Einrichtung und zielt auf die nutzerfreundlichere Zukunft der TI. Die technische Prüfung der Vertrauenswürdigkeit, die mit der Einführung der Konnektoren 2017 etabliert wurde, bleibt weiterhin bestehen, um den Schutz sensibler Gesundheitsdaten zu gewährleisten. 

ePA Befüllung: Hinweise zum Hochladen und Abrechnen

In die elektronische Patientenakte (ePA) gehört das, was Ärzte und Psychotherapeuten heute schon an Kolleginnen und Kollegen berichten und was für diese von Interesse sein kann. Das kann zum Beispiel der Befundbericht nach einer ambulanten Operation oder einer Koloskopie sein. Es muss also nicht jede Erkrankung, jeder Patientenkontakt oder jede Untersuchung in der ePA festgehalten werden. Eingestellt werden müssen Arztbriefe, Befundberichte etc. zudem nur, wenn der Arzt oder Psychotherapeut sie in der aktuellen Behandlung erhoben hat und die Dokumente elektronisch vorliegen – und der Patient darf nicht widersprochen haben. 

Sektorübergreifende Erstbefüllung

Ist der Arzt oder Psychotherapeut der Erste, der ein medizinisches Dokument in die elektronische Patientenakte (ePA) einstellt, rechnet er die Gebührenordnungspositionen (GOP) 01648 für die Erstbefüllung ab. Diese GOP kann sektorübergreifend nur einmal je Patientin oder Patient abgerechnet werden. Die Leistung ist mit 89 Punkten (11,03 Euro) bewertet und wird extrabudgetär vergütet.

Voraussetzung für die Erstbefüllung ist, dass die ePA noch kein medizinisches Dokument enthält, das ein anderer Arzt, Zahnarzt oder Psychotherapeut in einer Praxis oder im Krankenhaus eingestellt hat. Lädt die Praxis in diesem Fall nun einen Arztbrief oder Befundbericht aus der aktuellen Behandlung in die ePA, kann sie die GOP 01648 für die Erstbefüllung abrechnen.

Die ePA-Erstbefüllung erfordert zudem eine aktive Auswahl der Informationen, die im Behandlungsfall relevant sind. Ferner müssen diese Daten explizit von der Praxis in die ePA hochgeladen werden. Das Ausstellen eines elektronischen Rezepts und das anschließende automatische Hochladen der Verordnungsdaten in die elektronische Medikationsliste (eML) der ePA, sowie das Einstellen von leeren Dokumenten, Datenschutzerklärungen, Willkommensmeldungen usw. gelten daher nicht als ePA-Erstbefüllung.

Weitere Befüllung der ePA

Für die weitere Befüllung einer ePA und für weitere ePA-Tätigkeiten wie das Herunterladen von Dokumenten aus der ePA ins Praxisverwaltungssystem gibt es die GOP 01647 (15 Punkte / 1,86 Euro). Sie wird als Zuschlag zur Versicherten-, Grund- oder Konsiliarpauschale extrabudgetär vergütet und ist einmal im Behandlungsfall berechnungsfähig. Kommt im Quartal weder ein persönlicher Kontakt noch ein Kontakt im Rahmen einer Videosprechstunde zustande, da beispielsweise nur ein Rezept ausgestellt wird, kann die Praxis für eine ePA-Tätigkeit die GOP 01431 (3 Punkte / 37 Cent) abrechnen. Die GOP ist bis zu viermal im Arztfall berechnungsfähig.